Bureau de la concurrence - Tarification et normes de service - Partie 1

Rapport sur le rendement - 1998

Préparé par le Bureau de la concurrence
en vue de la séance de discussion
sur la tarification et les normes de service
qui se tiendra le 2 février 1999 à Toronto.

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Table des matières

• Sommaire
• Contexte
• Rétroaction
• Leçons
• Annexe A - Définitions de la complexité et lignes directrices sur les normes de service
• Annexe B - Données Statistiques
• Annexe C - Suggestions Utiles

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Sommaire

Le 3 novembre 1997, le Bureau de la concurrence a, en vertu de la Loi sur la concurrence, commencé à exiger des frais, approuvés par le ministre de l'Industrie, pour les services et procédés réglementaires suivants :

• dépôts de préavis de fusionnement;
  
  
• demandes de certificat de décision préalable;
  
  
• demandes d'avis consultatifs; et
  
  
• photocopies.

Avant la mise en oeuvre de cette tarification, le Bureau était de plus en plus pressé de rehausser ses services, surtout dans le domaine des examens des fusionnements où d'importantes transactions étaient retardées. Dans son rapport au directeur des enquêtes et recherches (DER), le Comité consultatif sur les modifications à la Loi signale que : « (...) le Bureau de la concurrence n'est pas en mesure d'engager des procédures à l'égard de toutes les affaires valables qui peuvent exister. (...) des mesures de recouvrement des coûts devraient être examinées pour remédier au problème de restriction des ressources, surtout si l'on pouvait garantir que le Bureau serait le bénéficiaire des droits qui pourraient être imposés »¹ .

Pour régler la question des ressources, le Bureau a demandé et a obtenu l'approbation du Conseil du Trésor de sorte qu'il puisse conserver les recettes tirées des frais qu'il exige sans qu'aucune réduction ne soit appliquée aux ressources disponibles. Les recettes doivent être réinvesties dans le secteur d'activité qui a donné lieu à celles-ci.

Lors du processus de consultation sur la tarification qui s'est déroulé à l'été 1997, le DER a affirmé aux intéressés qu'il y aurait une amélioration des services dans les 18 mois suivant la mise en oeuvre de la tarification. Le Bureau avait un besoin urgent de nouvelles ressources pour traiter les cas avec efficacité de même que pour examiner et améliorer les processus internes de façon méthodique.

Le premier rapport sur le rendement concernant la tarification et les normes de service présente un sommaire des activités liées à la tarification et aux normes de service qui ont eu lieu durant la première année où le Bureau a appliqué le régime de tarification. Il donne en outre des détails sur les progrès réalisés grâce à ces processus pour chacun des secteurs d'activité assujettis à la tarification. Et l'avenir sera porteur d'autres améliorations.

L'année qui se termine a constitué un immense défi pour le Bureau. Les charges de travail continuent de battre des records. Au cours de la période d'un an, soit du 1er avril 1997 au 31 mars 1998, la Direction des fusionnements a donné suite à 374 dépôts de préavis de fusionnement et demandes de certificats de décisions préalables, une augmentation de 23 p. 100 comparativement à l'année dernière. Pour l'exercice de 1998-1999, le Bureau prévoit recevoir environ 381 dépôts et demandes de certificats de décisions préalables.

Les normes de service relatives aux examens de fusionnement ont été respectées dans 92 p. 100 des cas.

Une diminution notable du nombre de demandes d'avis consultatifs a été observée à la suite de la prise d'effet de la tarification. Ce sont les demandes d'avis consultatifs concernant la publicité trompeuse et les pratiques commerciales déloyales qui ont été les plus touchées puisqu'elles ont fait l'objet d'une réduction de 80 p. 100. Nous pensons que le monde de la publicité tentait autrefois d'atteindre un degré de certitude plus élevé que celui obtenu de leurs propres experts et conseillers juridiques. Cette situation se traduit également par un changement dans la présentation des statistiques, particulièrement dans le domaine de la commercialisation à paliers multiples. Des précisions additionnelles sont fournies dans le présent rapport.

Contexte

Le Bureau de la concurrence (le « Bureau »), Industrie Canada, a établi un régime de tarification visant certains services et procédés réglementaires prévus dans la Loi sur la concurrence (la « Loi »). Il a entrepris d'exiger des frais dans le cadre des efforts continus déployés par le gouvernement en vue de rehausser la prestation des services. L'imposition de frais est opportune lorsque les services offrent aux bénéficiaires identifiables des avantages directs plus importants que ceux qu'en retire la population en général.

Par ailleurs, le Bureau a estimé que les frais, associés à des normes de service, constituaient une incitation à appliquer un moyen plus rigoureux pour identifier et évaluer son rendement dans certains domaines précis. Un autre objectif visé par la tarification consistait à veiller à ce que ceux qui demandent des services ou qui sont assujettis à certaines exigences réglementaires aient l'occasion, de façon appropriée, systématique et continue, de donner leur avis sur les niveaux de service, les normes et les frais.

En juin 1997, le Bureau a organisé des séances de discussion portant sur l'élaboration d'une Politique sur la tarification et les normes de service (la « Politique ») à l'égard de certains services et procédés réglementaires offerts conformément à la Loi. Cette politique a pris effet le 3 novembre 1997. Le tableau 1 montre les services, les procédés réglementaires, les frais et les normes de services en question.

Tableau 1

Tarification et normes de service (Loi sur la concurrence)

Service/Procédé réglementaire	Frais	Norme de service
Dépôts de préavis de fusionnement (PF) et certificats de décision préalable (CDP)
non complexes	25 000 $	14 jours
complexes	""	10 semaines
très complexes	""	5 mois
Avis consultatifs (AC)
articles 52 à 60
non complexes	500 $	8 jours
complexes	""	30 jours
Autres dispositions
non complexes	4 000 $	4 semaines
complexes	""	8 semaines
Photocopies	0,25 $/page

Le 3 novembre 1997, le Bureau a également publié le Guide sur la tarification et les normes de service² qui reflète les règles énoncées dans la Politique ainsi que les résultats des consultations et des procédés de mise en oeuvre. Ce guide donne des précisions au sujet des services et des procédés réglementaires de même que sur les frais et les normes de service qui s'appliquent à chacun des services.

Une importante question soulevée lors des consultations portait sur les normes de service et la façon dont celles-ci seraient appliquées par le Bureau. Les intéressés ont demandé que les normes de service soient bien définies et que le Bureau précise quels documents seraient nécessaires pour répondre aux normes de service.

C'est ainsi que, toujours avec l'aide des intéressés, les différents degrés de complexité ont été définis. Il s'agit d'un raffinement apporté à la description de l'avis consultatif et aux lignes directrices qui exposent les renseignements requis par le Bureau pour l'examen des diverses propositions commerciales. Ces documents sont reproduits à l'annexe A.

Peu après l'établissement de la tarification, le Bureau a également publié un document intitulé Questions courantes³ qui vise à clarifier certains aspects liés aux normes de service, comme les paiements, les remboursements, etc.

De nombreuses questions ont été réglées et d'autres ont été soulevées au fur et à mesure que le Bureau mettait en oeuvre le régime de tarification et de normes de service. Comme c'est toujours le cas pour les nouveaux régimes, plusieurs aspects nécessitent un examen plus approfondi; ils sont formulés dans le présent rapport à la section intitulée Leçons tirées.

Rétroaction des intéressés

Le Bureau a élaboré des cartes de rétroaction qui sont envoyées aux clients avec les réponses d'affaires assujetties à des frais. Les réactions se sont révélées extrêmement favorables et des efforts concertés ont été déployés pour veiller à ce que les questions soulevées dans le cadre de ce processus de rétroaction soient réglées rapidement. Tant les observations favorables que constructives sont transmises aux secteurs appropriés de sorte que :

• le personnel bénéficie de la rétroaction, et
  
  
• les procédés opérationnels discutables sont examinés dès que possible.

Au cours de la période d'une année allant du 3 novembre 1997 au 3 novembre 1998, environ 376⁴ cartes de rétroaction ont été envoyées. De ce nombre, 43 ont été remplies et retournées, soit un taux de réponse de 11 p. 100. Parmi les répondants, 75 p. 100 ont mentionné que le service était excellent, 23 p. 100 estimaient que le service était bon et 2 p. 100 que le service était médiocre. La majorité des cartes de rétroaction ont été reçues les premiers mois de la mise en oeuvre des frais d'utilisation. On croit que la diminution du nombre de cartes de rétroaction reçues depuis l'afflux initial démontre une acceptation générale et l'approbation des services. Le tableau 2 donne des précisions additionnelles.

Tableau 2

Secteur d'activité	Excellent	Bon	Moyen	Médiocre	Total
Examen de fusionnement	28	6	0	1	35
Avis consultatifs	4	4	0	0	8
Pourcentage	75 %	23 %	0	2 %	100 %

Leçons tirées

L'instauration de frais et de normes de service a mis en évidence plusieurs aspects qui ne constituaient pas nécessairement une source de difficultés avant la mise en oeuvre de la tarification.

En effet, le Bureau a tiré de nombreuses leçons au cours des douze derniers mois et il a mis à l'essai diverses dispositions de la Loi, particulièrement celles de la partie IX (Transaction notables.) Les parties demandent souvent des précisions pour savoir si une transaction de fusionnement proposée est réellement assujettie à l'obligation de donner un préavis ou si une exception est susceptible de recevoir application. Depuis l'imposition des frais, la réponse à ces questions a des conséquences importantes puisqu'elle peut entraîner un coût ou une économie de 25 000 $.

Complexité

Les agents de la Direction des fusionnements ont signalé qu'il est relativement aisé de déterminer si une transaction est non complexe ou très complexe. Il est toutefois plus difficile d'isoler les transactions qui appartiennent à la catégorie « complexe ». Le degré de complexité d'une transaction fait souvent l'objet de débats entre les fonctionnaires du Bureau et les conseillers juridiques des parties. Tout naturellement, le conseiller juridique tente d'assurer aux clients que le Bureau procédera à son évaluation le plus rapidement possible. Ce débat, qui prend beaucoup de temps, est malheureusement un effet accessoire de l'établissement de la tarification. De toute évidence, la définition des différents degrés de complexité doit être davantage nuancée.

Nous nous efforçons aussi d' attribuer le bon niveau de complexité lors de la réception des dépôts car nous reconnaissons que les changements de classification peuvent causer des inquiétudes aux avocats et à leurs clients. Notre capacité de bien le faire au début dépend amplement de la qualité des renseignements qui accompagnent le dépôt et de l'expérience du Bureau sur un marché spécifique. Même si des questions peuvent être soulevées pendant des examens causant un changement de classification, l'expérience que nous avons acquise suggère que ceci ne se produit pas très souvent.

Paperasserie

Les parties touchées par un examen de fusionnement effectué au cours de la dernière année ont certainement remarqué le nombre accru de missives envoyées par le Bureau. En effet, elles reçoivent maintenant des accusés de réception, des reçus pour les paiements versés, des lettres les informant que la demande est complète et que le délai d'attente débute, des lettres précisant la norme de service applicable, etc. Les tentatives visant à rehausser le service ont entraîné certaines inefficacités au sein du processus. La Direction des fusionnements s'efforce de régler ces questions au moyen d'une analyse comparative.

Le Bureau en est actuellement à l'étape de l'élaboration du processus⁵ en ce qui concerne les modalités des examens de fusionnement. Une fois que cette planification interne sera terminée et que certains gains précis en efficience auront été réalisés dans le cadre du processus d'examen de fusionnement, les aspects spécifiques de celui-ci seront analysés en comparaison⁶ avec d'autres processus analogues au Canada, aux États-Unis, au sein de l'Union européenne et en Australie.

Gestion des cas

La Direction des fusionnements a adopté une approche plus stratégique en matière de gestion des cas. Pour les transactions qui appartiennent aux catégories « complexe » et « très complexe », on prépare des plans de travail, les conseillers juridiques se joignent à l'équipe plus tôt lors du processus de planification et on communique avec des tiers plus rapidement au cours du processus d'examen. L'objectif consiste à rendre des décisions rigoureuses et éclairées dans les plus brefs délais. Grâce aux nouvelles ressources que permettent les recettes, ces améliorations sont maintenant possibles.

Améliorations des lieux

La Direction a également constaté que l'aménagement des locaux comportait des lacunes. Les occupants du 19e étage qui n'étaient pas concernés par les fusionnements ont été installés ailleurs à l'automne 1998 de manière à fournir l'espace nécessaire pour rationaliser la Section des préavis et permettre aux nouveaux membres du personnel des fusionnements de travailler à ce même étage. On s'attend à ce que ces mesures entraînent certains gains en efficience.

Bien que le personnel de la Direction des fusionnements compte maintenant environ dix employés de plus, le remaniement des fonctions entre les agents et le personnel de soutien a également permis la réalisation de bénéfices. Les agents peuvent donner la priorité à leurs domaines d'expertise tandis que les employés de soutien profitent de possibilités de carrière plus stimulantes et enrichissantes. La rationalisation des procédés non techniques devrait donner lieu à des bénéfices au chapitre de la rapidité d'exécution.

Partenaires sur le plan des services

Autre avantage : le regain d'intérêt de la part des organismes qui offrent des services touchant les secteurs d'activité assujettis à la tarification. Les employés des domaines financier et technologique du Bureau de même que ceux qui fournissent à ce dernier leur expertise juridique reconnaissent que tout retard dans leur domaine respectif est susceptible d'avoir de graves conséquences sur les normes de service. On s'efforce à l'heure actuelle de rationaliser un grand nombre de ces procédés complémentaires.

Avis consultatifs

Depuis l'adoption de la nouvelle définition de l'expression « avis consultatifs »⁷ Le Bureau continuera de donner des opinions préliminaires ne constituant pas des avis consultatifs au sens où on l'entend plus haut. Il peut s'agir de demandes d'examen d'activités existantes ou proposées au sujet desquelles le demandeur souhaite que le Bureau obtienne l'avis d'un tiers. Pour l'instant, aucuns frais ne sera exigé et ces demandes ne feront l'objet d'aucune norme de service. Comme ce genre de demande survient surtout lors d'une enquête, le Bureau y donnera suite en fonction des autres priorités et il y affectera des ressources en conséquence , le nombre de demandes visant ce genre de service a diminué de façon radicale. Au sein de la Direction des pratiques loyales des affaires, les demandes d'avis consultatifs sont 80 p. 100 moins nombreuses. Les raisons qui expliquent cette réduction comprennent notamment :

• les changements apportés à la méthode de comptage, et
• les renseignements plus étoffés donnés par les parties.

L'annexe B offre des précisions additionnelles.

Par ailleurs, l'annexe C offre des conseils utiles pour veiller à ce que les services soient fournis en temps opportun.

Prochaines étapes

Comme le mentionne le présent rapport, le Bureau examine actuellement les processus touchant les domaines où des frais sont exigés en vue de rehausser les services et de réduire les délais d'exécution.

Grâce à l'élaboration du processus et à l'analyse comparative entreprises par la Direction des fusionnements, le Bureau prévoit rationaliser ses activités courantes, améliorer ses systèmes decontrôle et d'établissement de rapports de même qu'utiliser ses ressources avec le plus d'efficience possible.

La Direction des fusionnements élabore en outre une série de lignes directrices qui traiteront de diverses questions, notamment celles que soulèvera la mise en oeuvre du Projet de loi C-20. Les intéressés seront bientôt invités à participer à des séances de discussion concernant ces produits d'information.

Le nouveau système gouvernemental de gestion des dépenses, qui oblige les ministères à continuellement tenter de trouver des moyens pour rehausser les services, est à l'origine de bon nombre de ces changements. L'accent est mis sur la gestion et la mesure du rendement, nouveau mode de gestion et d'établissement de rapports qui privilégie les résultats, les exigences touchant les intéressés, la prestation de service horizontale, l'efficience et l'efficacité.

Le Bureau se prépare aussi à poursuivre ses activités au moyen du commerce électronique. Industrie Canada s'engage à ce qu'une multitude de services disponibles soient offerts aux intéressés par voie électronique d'ici le début du mois de décembre 1999.

| Table des matières | Annexe A | Annexe B | Annexe C |

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Notes en bas de la page

¹ Rapport du Comité consultatif sur les modifications à la Loi sur la concurrence. Le 6 mars 1996.

² Bureau de la concurrence, Industrie Canada, Guide sur la tarification et les normes de service conformément à la Loi sur la concurrence. 2e parution. Le 1er mai 1998.

³ Bureau de la concurrence, Industrie Canada. Politique sur la tarification et les normes de service conformément à la Loi sur la concurrence, Questions courantes. Le 15 juin 1998.

⁴ Au début de la période de mise en oeuvre, les cartes de rétroaction n'étaient pas expédiées de façon systématique. Ceci a été rectifié.

⁵ On peut définir l'élaboration du processus comme l'élaboration (organigramme) des secteurs opérationnels afin d'identifier et de mettre en oeuvre des processus d'amélioration.

⁶ L'analyse comparative » est un processus continu qui consiste à comparer et à mesurer les activités et les résultats de l'organisation aux meilleures pratiques et aux meilleurs résultats connus obtenus par d'autres en vue soit de conserver un haut degré de rendement, soit d'obtenir un taux de succès plus grand.

⁷ L'avis précis pour lequel des frais seront exigés s'appuiera sur la demande écrite et les renseignements présentés par le demandeur de même que sur la jurisprudence, les décisions antérieures, les éléments d'information dont dispose le Bureau et les politiques énoncées par le directeur. Le Bureau ne communiquera pas avec des tiers et ne procédera à aucune vérification à cette étape.